Veelgestelde vragen digitale terinzagelegging

Het is sinds 1 juli 2023 verplicht digitaal ter inzage te leggen. Het onderdeel van de Wep dat op de digitale terinzagelegging ziet, is toen in werking getreden. Stukken die vlak vóór 1 juli 2023 zijn gepubliceerd, waarvan de inzagetermijn op 1 juli 2023 loopt, hoeven niet te voldoen aan de verplichting.

Zorg dat het volgende is geregeld:

• Binnen uw organisatie is bepaald wie verantwoordelijk is voor de inhoud en de invoer van de digitale terinzagelegging. Het proces is in kaart gebracht door procesbeschrijvingen en afspraken zijn vastgelegd. Waarborg hierbij dat in de organisatie het proces van publiceren van kennisgevingen en mededelingen van (ontwerp)besluiten wordt gewijzigd en alle belanghebbenden geïnformeerd zijn.
• U heeft inzichtelijk op grond van informatie over het inhoudelijke proces om welke documenten het gaat die digitaal ter inzage moeten worden gelegd.
• U beschikt over de nodige tools of manieren die borgen dat de juiste gegevens van stukken ter inzage worden gelegd.
• Uw organisatie is voldoende toegerust op de (digitale) ontvangst van documenten van derden door bijvoorbeeld een aanvraagformulier of andere mogelijkheden voor het doen van aanvragen.

Voor meer informatie kunt u ook de handleiding DROP en het inventarisatieformulier raadplegen.

Het op verzoek per e-mail toezenden van documenten naar een inwoner is geen digitale terinzagelegging in de zin van de Wep. Daarnaast is het op verzoek van een inwoner documenten ter inzage leggen ook niet juist. Ten alle tijden dienen de documenten (digitaal) beschikbaar te zijn voor de inwoner.

Daarnaast is het digitaal beschikbaar stellen van documenten via een externe/informatieve bijlage géén digitale terinzagelegging in de zin van de Wep. Hierna leest u wat een externe/informatie bijlage is.

Het is in DROP mogelijk om zogenoemde informatieve bijlage(n) aan een publicatie toe te voegen. Dit zijn bijlagen die ter informatie en voorlichting voor inwoners zijn, zoals een folder of achterliggende notitie. Juridisch maken ze geen onderdeel uit van de publicatie. De bijlagen worden ook niet notarieel vastgelegd.

In de applicatie DROP worden deze documenten ‘informatieve bijlage(n)’ genoemd. In de publicatie in het elektronisch publicatieblad staan deze documenten onder het kopje ‘externe bijlage(n)’.

Zie voor meer informatie over het toevoegen van informatie bijlage(n) aan een publicatie de Handleiding DROP.

NB Het is nog steeds mogelijk om documenten via een externe bijlage aan een publicatie, zoals een bekendmaking van een verordening of beleidsregels, toe te voegen. Dit kan zowel handmatig als automatisch via de 3PAS-koppeling.

Nee, hiervoor dient ten alle tijden gebruik te worden gemaakt van de functionaliteiten in DROP die zien op de digitale terinzagelegging. Zie hiervoor de antwoorden op de vragen bij ‘Procedure’. Zie ook de antwoorden op de vragen hierboven.

Ja. Net zoals bij de fysieke terinzagelegging van documenten moeten bepaalde gegevens, zoals persoons- en bedrijfsgevoelige gegevens, geanonimiseerd worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de naam van degene die een zienswijze indient, bepaalde bedrijfsgegevens of om een gedeelte van de bouwtekening dat betrekking heeft op medische voorzieningen. Het bevoegd gezag moet dat verzoek dan volgens de Wet open overheid afwegen tegen het belang van openbaarheid.

De indiener van de ter inzage te leggen stukken kan bij indiening gemotiveerd verzoeken om informatie niet ter inzage te leggen (artikel 13, vierde lid, Bekendmakingswet).

Om u en aanvragers van vergunningen te ondersteunen bij de implementatie van de digitale terinzagelegging en het anonimiseren van documenten zijn onderstaande informatiepagina's ontwikkeld:

• Veelgestelde vragen anonimiseren | bestuursorganen
• Veelgestelde vragen anonimiseren | aanvragers van vergunningen

Softwarebedrijven hebben softwaretools beschikbaar die u kunnen ondersteunen bij het anonimiseren van documenten.

U kunt ook zelf handmatig de gegevens weglakken of onherkenbaar maken. Let er hierbij wel op dat dit niet altijd waterdicht is. Via zoekmachines als Google kan de informatie soms alsnog worden gevonden.

De staatssecretaris heeft in december 2022 besloten om de in de Wet elektronische publicaties opgenomen verplichting tot digitale terinzagelegging per 1 juli 2023 definitief in werking te laten treden. Om dit formeel te bekrachtigen is het Koninklijk Besluit op 15 juni 2023 gepubliceerd in het Staatsblad.

Met ‘terinzagelegging’ wordt bedoeld het toegankelijk maken van documenten voor eenieder voor een bepaalde tijd. (Dat is meestal ten behoeve van het faciliteren van inspraak, zoals bij de voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 Awb.) Het opnemen van documenten in het publicatieblad zelf zal ertoe leiden dat de documenten altijd zichtbaar zijn. Het digitaal ter inzage leggen kan via DROP op verschillende manieren. Zie hiervoor het antwoord op de vraag “Hoe kunt u als organisatie digitaal ter inzage leggen? Welke opties heeft u?” verderop op deze pagina onder Procedure.

Nee, voor de opslag van stukken berekent KOOP geen (extra) kosten door aan de gebruikers van DROP. De kosten die gepaard gaan met de invoering en facturatie staan in geen verhouding met de compensatie van de werkelijke kosten die KOOP heeft aan de opslag. Daarom is in oktober 2023 besloten om deze kosten niet door te berekenen.

Mocht in de toekomst blijken dat een organisatie disproportioneel veel opslagruimte gebruikt voor digitale terinzageleggingen na de wettelijke termijn van doorgaans zes weken en informatieve bijlagen (ook wel externe of informele bijlagen genoemd, niet zijnde een externe bijlage bij een verkeersbesluit), dan zal KOOP met die betreffende organisatie contact opnemen.

De kosten voor het gebruik van DROP zijn vastgelegd in bijlage 2 van de Regeling elektronische publicaties. Deze zijn gebaseerd op het aantal inwoners. Deze kosten worden jaarlijks doorbelast.

Ja. De verplichting om fysiek ter inzage te leggen, bestaat naast de digitale terinzagelegging. Dit staat in artikel 13 van de Bekendmakingswet. Dit betekent niet dat de stukken in schriftelijke vorm bij de overheidsinstantie aanwezig moeten zijn. Toegestaan is dat inwoners bijvoorbeeld via een beeldscherm op het gemeentehuis toegang verkrijgen. Dit volgt uit rechtspraak.

In de kennisgeving in het publicatieblad moeten sinds 1 juli 2023 de elektronische en fysieke locaties van de terinzagelegging worden genoemd. Dit staat in artikel 12 van de Bekendmakingswet.

In de gevallen waarin het verplicht is om ter inzage te leggen in combinatie met een kennisgeving of mededeling van deze terinzagelegging, moet dit sinds 1 juli 2023 (ook) digitaal gebeuren. Dit staat in artikel 13 van de Bekendmakingswet.

Het is aan decentrale overheden zelf om in kaart te brengen in welke gevallen van besluiten ter inzage wordt gelegd. Het is raadzaam om hier een jurist bij te betrekken. Ter ondersteuning heeft KOOP samen met de VNG een overzicht van publicaties opgesteld.

Daarnaast kan in algemene zin en ter ondersteuning het volgende worden meegegeven. Een verplichting om ter inzage te leggen, vloeit voort uit wetgeving waarin is voorgeschreven dat de uitgebreide openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 Awb moet worden gevolgd. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde vergunningen op grond van de Wabo, de Wet veiligheidsregio’s, de Waterwet of de Natuurbeschermingswet. Ook in bijvoorbeeld de Algemene Plaatselijke Verordening, de Afvalstoffenverordening en/of de Inspraak- of Participatieverordening kan voor bepaalde besluiten of documenten zijn bepaald dat deze moeten worden voorbereid met toepassing van afdeling 3.4 van de Awb of dat deze ter inzage moeten worden gelegd.

Daarnaast kan in andere wettelijke bepalingen het ter inzage leggen van documenten in combinatie met een openbare kennisgeving daarvan zijn voorgeschreven, zoals in de Wet Milieubeheer.

De documenten die vóór 1 juli 2023 fysiek ter inzage moesten worden gelegd, moeten sinds 1 juli 2023 ook digitaal beschikbaar worden gesteld. Dit betreft doorgaans het (ontwerp)besluit en alle stukken die redelijkerwijs nodig zijn voor een beoordeling daarvan, zoals een akoestisch rapport (artikel 3:11, eerste lid, Awb). De Wep verplicht dus niet om meer of andere documenten ter inzage te leggen ten opzichte van wat eerder fysiek verplicht was.

U kunt als organisatie op drie manieren digitaal ter inzage leggen. Het is aan uzelf om hierin een keuze en (juridische) afweging te maken.

Handmatig via DROP: externe website

U kunt ervoor kiezen de documenten die u ter inzage legt op een externe website te plaatsen. In DROP voegt u dan handmatig – wanneer u de kennisgeving of mededeling van de terinzagelegging in DROP aanmaakt – een link op naar de ter inzage gelegde documenten op de website. In de kennisgeving in het elektronisch publicatieblad op www.officielebekendmakingen.nl staat vervolgens de link naar de ter inzage gelegde documenten op de externe website. Dit moet een directe link zijn naar de ter inzage gelegde documenten. Het mag geen link zijn die leidt naar een algemene website, waarbij de burger moet zoeken naar desbetreffende documenten.

De documenten op de externe website kunnen niet in DROP worden beheerd.

Voor meer informatie kunt u ook de handleiding DROP en het inventarisatieformulier raadplegen.

Handmatig via DROP: uploaden stukken

KOOP biedt de mogelijkheid om de documenten waar de kennisgeving of mededeling betrekking op heeft handmatig te uploaden via DROP. De documenten staan vervolgens bij de kennisgeving of mededeling in het elektronisch publicatieblad op www.officielebekendmakingen.nl. Geïnteresseerden kunnen de documenten daar downloaden en bekijken.

In DROP is het mogelijk om de termijn van de terinzagelegging op te geven. Ook heeft u de mogelijkheid om aan te vinken dat documenten automatisch na de terinzageleggingstermijn worden verwijderd. De documenten die u in DROP uploadt kunnen door u worden beheerd. Dit betekent dat u documenten op elk moment kunt toevoegen of handmatig verwijderen.

Voor meer informatie kunt u ook de handleiding DROP en het inventarisatieformulier raadplegen.

Via maatwerk door een softwareleverancier

Softwareleveranciers hebben voorzieningen ontwikkeld voor het digitaal ter inzage leggen van documenten. Bijvoorbeeld dat de ter inzage te leggen documenten vanuit het vergunningensysteem op een externe website worden geplaatst. In de kennisgeving van het (ontwerp)besluit in het elektronisch publicatieblad staat een link naar de externe website. Via deze link kunnen inwoners de betreffende documenten op de externe website raadplegen. De kennisgeving zelf wordt via de 3PAS-koppeling aan DROP aangeboden.

We raden u aan om contact op te nemen met (een) softwareleverancier(s) over de mogelijke voorzieningen die zij bieden voor de digitale terinzagelegging.

Hier treft u voorbeelden van digitale terinzagelegging.

Afhankelijk van het vergunningensysteem dat u gebruikt, is het mogelijk om de kennisgeving met een link naar de documenten (en niet de documenten zelf) en de periode van terinzagelegging via de 3PAS-koppeling aan te leveren.

Softwareleveranciers hebben voorzieningen ontwikkeld voor het digitaal ter inzage leggen van documenten. Bijvoorbeeld dat de ter inzage te leggen documenten vanuit het vergunningensysteem op een externe website worden geplaatst. Zie het onderdeel 'Via maatwerk door een softwareleverancier' in het antwoord op de voorgaande vraag voor meer informatie.

Artikel 14 van de Bekendmakingswet bepaalt dat het consequenties heeft wanneer niet aan de wettelijke verplichtingen is voldaan ten aanzien van de kennisgeving of mededeling en de terinzagelegging. Wettelijke termijnen, voor bijvoorbeeld het indienen van een zienswijze, lopen niet wanneer de kennisgeving en/of terinzagelegging onjuist zijn.

De terinzagelegging is vaak onderdeel van een inspraakprocedure, zoals van afdeling 3.4 van de Awb. Een kennisgeving of mededeling van de terinzagelegging stelt derden in de gelegenheid inspraak te leveren of rechtsmiddelen aan te wenden. Een termijn die bijvoorbeeld met een terinzagelegging aanvangt, zoals de termijn voor het indienen van een zienswijze (artikel 3:16, tweede lid van de Awb), gaat pas lopen als de voorgeschreven kennisgeving in het elektronisch publicatieblad is geplaatst en het ontwerp ter inzage is gelegd.

Nee. Voor besluiten waarvoor de reguliere procedure wordt toegepast, geldt geen verplichting om stukken ter inzage te leggen. Dit geldt ook voor meldingen en aanvragen.

Wanneer bij de voorbereiding van het besluit van algemene strekking afdeling 3.4 Awb van toepassing was, dan moet ook bij de bekendmaking van het besluit de bijbehorende stukken weer ter inzage worden gelegd op grond van artikel 3:44 lid 2 Awb.

Dat hangt af van of afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing is. Bij (ontwerp)verkeersbesluiten waar dat het geval is, geldt de verplichting tot digitale terinzagelegging. Ook in de Verkeersbesluitenapplicatie kunt u bij ‘Metagegevens’ de stukken aanbieden.

Voor informatie over de Omgevingswet en het ter inzage leggen van omgevingsdocumenten verwijzen wij u naar de website van het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO). IPLO is het kenniscentrum van de overheid dat uitleg geeft over de Omgevingswet, het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en de regelgeving voor de leefomgeving (bodem, bouwen, water en milieu).

Wordt uw vraag over de Omgevingswet en het publiceren van documenten via die website niet beantwoord? Dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van het IPLO.

Nee. Sinds 1 juli 2023 is digitale terinzagelegging verplicht. De inwerkingtreding van dit deel van de Wep was niet gekoppeld aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024. Dit betekent dat dit deel van de Wep eerder in werking is getreden dan de Omgevingswet.

Nee. Voor besluiten waarvoor de reguliere procedure wordt toegepast, geldt geen verplichting om stukken ter inzage te leggen. Dit geldt ook voor meldingen en aanvragen.

Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. Daarmee dienen ruimtelijke besluiten via de LVBB te worden gepubliceerd in het Digitaal Stelsel voor de Omgevingswet (DSO). Grondslag voor publicatie en terinzagelegging is in de Omgevingswet geregeld.

Ja, in de Aanvullingswet geluid Omgevingswet is het overgangsrecht van de Wet geluidhinder geregeld. In de Wet geluidhinder is voor bepaalde type besluiten vastgelegd dat afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht moet worden gevolgd. Dat betekent dat de verplichting tot digitale terinzagelegging voor die besluiten moet worden toegepast. Dit geldt bijvoorbeeld voor een geluidreductieplan (artikel 67, Wet geluidhinder) of voor de voorbereiding van een saneringsprogramma (artikel 87j, Wet geluidhinder). 

Dat hangt ervan af of voor de betreffende BOPA de reguliere of uitgebreide procedure geldt. Kijk op de site van het IPLO voor meer informatie over de te volgen procedure voor de buitenplanse omgevingsactiviteit (BOPA).

DROP is een applicatie voor het publiceren en consolideren van wet- en regelgeving, en het publiceren van mededelingen en kennisgevingen. DROP staat voor ‘Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties’. Via DROP worden bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen op www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd. Wet- en regelgeving die via DROP wordt geconsolideerd, is beschikbaar via https://lokaleregelgeving.overheid.nl.

De 3PAS-koppeling is een koppeling tussen een vergunningensysteem en DROP. Kennisgevingen van verleende (ontwerp)vergunningen worden rechtstreeks vanuit het vergunningensysteem aan DROP aangeleverd en op www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd. Het is dan niet nodig handmatig in DROP een kennisgeving aan te maken.

Mocht u nog geen gebruik maken van dit koppelvlak neem dan contact op met uw softwareleverancier voor de mogelijkheden.

Een overheidsinstantie moet zowel voor de elektronische terinzagelegging als voor de terinzagelegging op locatie een vaste gedragslijn hanteren. Dit staat in artikel 13, tweede lid, van de Bekendmakingswet. Die vaste gedragslijn wordt met name voor de elektronische terinzagelegging voorgeschreven. Denkbaar is immers dat geïnteresseerden de website van de overheidsinstantie volgen om zo van alle terinzageleggingen kennis te kunnen nemen. De term ‘vaste gedragslijn’ betekent niet dat alle terinzagelegging op dezelfde manier dienen plaats te vinden, maar wel dat sprake is van een voorspelbare handelwijze van de overheidsinstantie.

Wanneer u documenten handmatig via DROP uploadt, staan deze bij de kennisgeving van het (ontwerp)besluit in het elektronisch publicatieblad. Documenten moeten volgens wet- en regelgeving doorgaans zes weken (digitaal) ter inzage liggen, maar dit kan in sommige gevallen een andere termijn zijn. Bij het aanmaken van een kennisgeving in DROP moet u aangeven wat de termijn van de terinzagelegging is. Bij het uploaden van de documenten in DROP kunt u vervolgens aanvinken of de documenten na de wettelijke termijn automatisch wilt laten verwijderen. Ook heeft u de mogelijkheid de documenten na de termijn van de terinzagelegging handmatig te verwijderen.

Samenwerkingsverbanden, zoals Regionale Uitvoeringsinstanties of Veiligheidsregio’s, nemen in mandaat namens het bevoegd gezag of op basis van gedelegeerde bevoegdheid (ontwerp)besluiten. Bij een mandaat worden (ontwerp)besluiten namens het bevoegd gezag genomen. Bij gedelegeerde besluitvoering neemt het samenwerkingsverband de (ontwerp)besluiten zelf. In beide situaties kan in sommige gevallen een verplichting bestaan om afdeling 3.4 van de Awb te volgen en dus sinds 1 juli 2023 digitaal ter inzage te leggen. Het is raadzaam om als deelnemende overheidsinstantie bij een gemeenschappelijke regeling na te gaan of deze samenwerkingsverbanden is ingericht op de digitale terinzagelegging.

Het is aan te bevelen om de stukken afzonderlijk op te nemen en niet een hele set in één bestand op te nemen. Daarom is het ook niet mogelijk om zip-bestanden aan te bieden aan DROP. 

De reden? Gebruiksvriendelijkheid. Het is voor inwoners namelijk overzichtelijker en makkelijker om elk document apart te kunnen vinden en bekijken. 

Voor PDF's geldt dat het mogelijk is om onbeperkt documenten toe te voegen, te wijzigen en/of te verwijderen. Wanneer alle documenten in één PDF zouden staan, zou dat betekenen dat de hele set aan documenten zal moeten worden verwijderd om deze te vervangen met de gewijzigde versie. Dit is niet alleen voor u, maar ook voor uw inwoners een onoverzichtelijk proces. 

Op een deel van de documenten die nodig zijn voor de beoordeling van het (ontwerp)besluit (en daarmee ter inzage moeten worden gelegd) kunnen auteursrechten rusten. Denk bijvoorbeeld aan bouw- of constructietekeningen of specifieke berekeningen. Auteursrecht ontstaat vanzelf door het maken van een origineel werk. Het is niet nodig – en bovendien niet eens mogelijk – om auteursrecht aan te vragen, of in een register te laten inschrijven.

Het auteursrecht geeft aan de maker drie belangrijke rechten: 

1. Het recht om zijn werk openbaar te maken (anderen hebben toestemming van de auteur nodig om het werk openbaar te maken); 
2. Het recht om zijn werk te verveelvoudigen (anderen hebben toestemming van de auteur nodig om het werk te verveelvoudigen); 
3. Persoonlijkheidsrechten (het uitsluitend recht op het werk: het recht zich te verzetten als anderen zijn werk verminken of aantasten, of het onder een andere naam publiceren).

Het is niet verboden om documenten te publiceren waarop auteursrecht rust, mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

• Bij het indienen van het document wordt de aanvrager erop gewezen dat het bestuursorgaan de verplichting heeft om alle documenten die betrekking hebben op de aanvraag (dus ook documenten waarop auteursrecht berust) digitaal ter inzage te leggen. Het is aan de aanvrager om dit te bespreken met bijvoorbeeld een architect waarvan hij de tekeningen bij de (ontwerp)besluit overlegt. Het is aan te raden om de aanvrager ook altijd de mogelijkheid te bieden om contact op te nemen met het bestuursorgaan over dit onderwerp;
• De documenten worden geschoond van persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de beoordeling van het document. Bijvoorbeeld de naam van de opdrachtgever die op de rand van de tekening is geschreven (‘dakkapel familie De Vries’). Een eventuele copyrightvermelding (©jandevries) wordt niet verwijderd;
• Bij de terinzagelegging wordt door het bestuursorgaan een waarschuwing geplaatst dat op bepaalde documenten auteursrecht kan rusten. In DROP is het mogelijk om aan te geven dat op een bepaald document auteursrecht berust.

In de meeste gevallen wel. Alleen als het stuk dat u publiceert niet onder verantwoordelijkheid van uw organisatie valt, de content niet (mede) door uw organisatie is ontwikkeld, de content niet (mede) door uw organisatie is gefinancierd én de aanleverende partij geen overheidsinstantie(s) is, dan is het nemen van toegankelijkheidsmaatregelen optioneel. Zie hiervoor de beslisboom op de pagina 'Inhoud van derden' van DigiToegankelijk.

In welke rubrieken u ter inzage kan leggen staat in de Handleiding DROP onder 'Stap 3 Metagegevens: Terinzagelegging'.

Neem dan contact op met het implementatieteam Officiële Publicaties. Dit kan via communicatie@koop.overheid.nl of het contactformulier.