Veelgestelde vragen anonimiseren | aanvragers vergunningen

Met de informatie op deze website helpen wij u om keuzes te maken bij het indienen van een vergunningaanvraag en de daarbij te verstrekken informatie. 

Op grond van de Bekendmakingswet moeten overheidsinstanties in bepaalde gevallen (ontwerp)vergunningen met de stukken die deel uitmaken van de aanvraag digitaal en fysiek ter inzage leggen. Denk bijvoorbeeld aan een akoestisch rapport.

In de door u aangeleverde documenten kunnen gevoelige gegevens staan. Bijvoorbeeld namen van een opdrachtgever of medewerkers. Ook in rapporten kunnen vertrouwelijke bedrijfs- of fabricagegevens staan waarvan openbaarmaking moet worden voorkomen. Denk aan informatie over beveiligingsmaatregelen of aan de opslaglocatie van gevaarlijke stoffen. 

Het zomaar delen van persoons- of bedrijfsgegevens met derden is niet toegestaan. Deze informatie moet wél gedeeld worden met de overheidsorganisatie, omdat anders beoordeling van de vergunningaanvraag niet mogelijk is. 

Overheidsinstanties moeten bij de (digitale) terinzagelegging van (ontwerp)vergunningen aan de ene kant invulling geven aan het belang van transparantie en openbaarheid. Aan de andere kant moet ook rekening gehouden worden met de bescherming van de personen en bedrijven op wie de documenten betrekking hebben. 

Overheidsorganisaties hebben een eigen verantwoordelijkheid om te voorkomen dat persoonsgegevens of bedrijfsgeheimen ten onrechte openbaar worden gemaakt. Deze verantwoordelijkheid kan de overheidsorganisatie alleen waarmaken door samen te werken met de aanvragers van vergunningen. Het is daarom belangrijk dat de partijen die de documenten voor een vergunningaanvraag opstellen vertrouwelijk en zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Ook moeten de documenten zo opgemaakt worden dat deze eenvoudig te anonimiseren zijn door de overheidsinstantie.

Documenten die deel uitmaken van een aanvraag en door een overheidsinstantie met een (ontwerp)beschikking ter inzage kunnen worden gelegd, kunnen verschillende soorten gegevens bevatten.

Drie categorieën vragen bijzondere aandacht: 

1. Persoonsgegevens; 
2. Vertrouwelijke, concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;
3. Veiligheidsgegevens.

Dit zijn categorieën van gegevens die in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo) zijn uitgezonderd van het uitgangspunt dat informatie openbaar is. Voor de precieze reikwijdte en inhoud van de verschillende uitzonderingscategorieën verwijzen wij u naar de website van de VNG en de Handreiking van Wob naar Woo van de VNG. Ook de Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken geeft handvatten voor het begrijpen van de uitzonderingsgronden.

Hieronder worden de drie categorieën kort toegelicht. Daarnaast leest u waar u bij het indienen van een aanvraag extra aandacht voor moet hebben. 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een mens. Denk aan namen, (e-mail)adressen of burgerservicenummers (BSN-nummers). Ook iemands medische gesteldheid of een foto waarop een persoon herkenbaar in beeld is vallen hieronder.

Wanneer u documenten aanlevert waarop dit soort gegevens staan, bent u zelf verantwoordelijk voor het naleven van de privacywetgeving. Dit houdt het volgende in:

• Vermeld alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de beoordeling van de vergunningaanvraag. 
• Vermeld noodzakelijke persoonsgegevens maar één keer. Noem de naam van een opdrachtgever bijvoorbeeld slechts eenmaal en spreek verder over ‘de opdrachtgever’.
• Namen van uw eigen medewerkers zijn doorgaans niet nodig voor de beoordeling van de vergunningaanvraag. Zorg er dus voor dat deze namen verwijderd worden voordat het document wordt aangeleverd aan de overheidsorganisatie. Uitzondering hierop vormen de namen die nodig zijn voor de uitoefening van de auteursrechten, zie hierover vraag 5.
• Bevat de naam van uw organisatie een persoonsnaam (bijvoorbeeld ‘Architectenbureau A. de Roos’), bedenk dan dat deze naam ook op internet gepubliceerd zal worden. Bent u zelf A. de Roos, bedenk dan of u er zwaarwegende bezwaren tegen heeft dat uw persoonsnaam in dit verband op internet wordt gepubliceerd en geef dit aan bij de aanvraag. De overheidsorganisatie maakt een eigen afweging of de naam wordt gepubliceerd, maar moet uw inbreng daarin meenemen.
• Persoonsgegevens worden ook opgenomen in briefhoofden, watermerken en tekeninghoofden (‘stempels’). Zorg er al bij de aanlevering van de aanvraag voor dat er geen gevoelige gegevens zijn opgenomen op plaatsen die niet of slecht doorzoekbaar of aanpasbaar zijn.

Voor bepaalde vergunningaanvragen is het nodig om, in de documenten die deel uitmaken van de aanvraag, informatie over een bedrijf aan te leveren. Dit kan informatie over het eigen bedrijf zijn maar ook informatie van een bedrijf waarvan de aanvrager diensten of producten afneemt. Ook deze informatie moet de overheidsorganisatie (digitaal) ter inzage leggen, tenzij het gaat om bedrijfs- of fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheidsorganisatie zijn meegedeeld. 

Onder bedrijfs- of fabricagegegevens vallen bijvoorbeeld:

• Technische bedrijfsvoering, zoals de beveiliging van een product, specifieke kenmerken, alleen door het bedrijf gebruikte terminologie of een unieke aanpak;
• Het productieproces;
• De afzetmarkt van de producten of de kring van afnemers en leveranciers;
• De financiële bedrijfsvoering. 

Is er sprake van bedrijfs- of fabricagegegevens die bij openbaarmaking ervoor kunnen zorgen dat het betreffende bedrijf wordt benadeeld in zijn concurrentiepositie? Dan moeten deze gegevens weggelakt worden.

Het is aan de aanleverende partij om aan te geven welke gegevens om welke reden als bedrijfs- of fabricagegegevens aangemerkt moeten worden. Is volgens u als aanvrager sprake van vertrouwelijke informatie? Geef dit dan direct bij indiening van de aanvraag aan en vermeldt dat u bezwaar heeft tegen het (digitaal) ter inzage leggen van deze gegevens. 

Het kan voorkomen dat informatie in de vergunningaanvraag, wanneer deze in verkeerde handen komt, tot een mogelijk gevaarlijke situatie leidt. De overheidsorganisatie kan besluiten dergelijke informatie niet (digitaal) ter inzage te legen. 

Als aanvrager of opsteller van de betreffende documenten kunt u de overheidsinstantie ondersteunen door direct bij de aanvraag expliciet te benoemen dat er sprake is van zogenaamde veiligheidsgegevens. 

Op documenten die bij een vergunningaanvraag worden aangeleverd en die ter inzage moeten worden gelegd, kunnen auteursrechten rusten. Denk bijvoorbeeld aan bouw- of constructietekeningen of specifieke berekeningen.

Geef als indiener van een aanvraag altijd aan dat op een werk auteursrecht rust. Dit ter onderscheiding van de door de overheid zelf opgestelde documenten waarop in de regel geen auteursrecht rust. De overheidsorganisatie kan bij de terinzagelegging een waarschuwing plaatsen dat op bepaalde documenten auteursrechten rusten en dat – wanneer iemand om welke reden dan ook gebruik wil maken van het document – toestemming aan de auteur gevraagd moet worden.

Ja, deze checklist is hier te downloaden. Hierin staan veelvoorkomende gegevens en of deze geanonimiseerd moeten worden of niet.