DRP is een webapplicatie die decentrale overheden gebruiken om hun bekendmakingen en regelgeving in te voeren. Daarmee kunnen zij onder andere aan de verplichtingen uit de Wet elektronische publicaties (Wep) voldoen.
De Wep schrijft voor dat decentrale overheden hun besluiten elektronisch bekend moeten maken in een eigen publicatieblad. In sommige gevallen is het daarbij noodzakelijk om onderliggende stukken digitaal ter inzage te leggen.
De bekendmakingen en regelgeving die in DRP zijn ingevoerd worden via verschillende online portalen ontsloten aan de buitenwereld. Op deze manier kunnen burgers, bedrijven en andere overheden kennisnemen van de besluiten en de data desgewenst hergebruiken.
DRP is intern opgebouwd als één applicatie, maar biedt verschillende invoerloketten aan haar gebruikers, waardoor DRP gepresenteerd wordt als een set van verschillende applicaties. Deze invoerloketten zijn bedoeld voor verschillende documenttypen en bedienen daarmee verschillende gebruikersgroepen.
Nadat een document is aangemaakt in één van de loketten, geeft de gebruiker een datum op waarop het document gepubliceerd moet worden. Na vrijgave uit DRP wordt het document verstuurd naar het publicatieplatform. Het publicatieplatform bepaalt aan de hand van het type document naar welke portalen gepubliceerd moet worden om het document aan de buitenwereld te ontsluiten.
De belangrijkste portalen zijn Officielebekendmakingen.nl, Lokaleregelgeving.overheid.nl en Berichten over uw Buurt.
Op het portaal Officielebekendmakingen.nl worden de elektronische publicatiebladen uitgegeven. Decentrale overheden kunnen via DRP in de volgende bladen publiceren:
Gemeenteblad
Provinciaal blad
Waterschapsblad
Blad gemeenschappelijke regeling
Staatscourant
Decentrale overheden publiceren onder andere de besluiten van algemene strekking, kennisgevingen van beschikkingen en andere overheidsinformatie in hun eigen publicatieblad.
Op het portaal Lokaleregelgeving.overheid.nl worden de regelingen van decentrale overheden in geconsolideerde vorm weergegeven. Bij een initieel (eerste vaststelling van een) besluit van algemene strekking is de inhoud van de regeling identiek aan de tekst van de bekendmaking van het besluit in het elektronisch publicatieblad. Bij opvolgende wijzigingen van de regeling wordt het wijzigingsbesluit gepubliceerd in het elektronisch publicatieblad en wordt de wijziging samengevoegd in de lopende tekst op Lokaleregelgeving.overheid.nl, zodat burgers en belanghebbenden altijd kunnen beschikken over een actueel geldende tekst.
Berichten over uw Buurt is een attenderingsservice waarmee burgers en belanghebbenden zich kunnen abonneren op bekendmakingen van locatiegebonden besluiten. Abonnees krijgen hiermee per e-mail een attendering wanneer er bekendmakingen zijn die voldoen aan hun interesseprofiel en locatie. Via DRP geeft de decentrale overheid bij het invoeren van deze besluiten de gebiedsmarkering op waar het besluit van toepassing is, zodat abonnees gericht geïnformeerd worden over besluiten die voor hen relevant zijn.
Werkproces
Globaal bestaat het publiceren van documenten via DRP uit 5 Stappen.
De gebruiker kiest wat voor document er aangemaakt moet worden. Afhankelijk van het invoerloket zijn er verschillende opties beschikbaar. De combinatie van het gekozen documenttype en de organisatie namens wie de gebruiker is ingelogd bepaalt in welke elektronische bladen gepubliceerd kan worden en welke metagegevens er ingevoerd moeten worden.
De gebruiker heeft verschillende opties om de tekst van het besluit in te voeren. Via Word-import is het mogelijk om een Microsoft Word-document direct in te laden. Voorwaarde is dat het Word document is opgemaakt conform een Word-sjabloon van DRP. Tevens kan de gebruiker kiezen uit standaardsjablonen in DRP om het besluit via een online teksteditor verder aan te vullen. Dit kan ook door te starten met een blanco pagina. Tot slot kan een document worden aangemaakt door de tekst van een bestaand besluit te kopiëren.
Om ervoor te zorgen dat gepubliceerde documenten optimaal vindbaar zijn, worden er extra gegevens aan de documenten toegevoegd in de vorm van metadata. De metadata bepaalt het beleidsonderwerp en de relatie met andere publicaties. Ook wordt via metadata de gebiedsmarkering opgegeven die gebruikt wordt door Berichten over uw Buurt.
Nadat een gebruiker het document compleet heeft gemaakt, moet deze gecontroleerd worden. Organisaties kunnen ervoor kiezen om een vierogenprincipe te hanteren, waarbij het document wordt beoordeeld door iemand anders dan de invoerder. Wanneer de controleur op de knop ‘goedkeuren’ klikt, controleert het systeem of alle velden correct zijn ingevuld.
Goedgekeurde documenten mogen worden vrijgegeven voor publicatie. De publicist geeft een datum op waarop de publicatieopdracht uitgevoerd moet worden. Publicatiedata zijn altijd op werkdagen (geen weekenden en feestdagen) en liggen minimaal 2 werkdagen in de toekomst, zodat eventuele technische gebreken op tijd verholpen kunnen worden.
Functionaliteiten
DRP biedt de volgende functionaliteiten en mogelijkheden (in alfabetische volgorde).
Decentrale overheden gebruiken voor de interne afhandeling van vergunningen en andere beschikkingen specifieke zaaksystemen of VTH-software. DRP heeft de mogelijkheid om via een koppeling (3PAS) documenten rechtstreeks vanuit het zaaksysteem of VTH-software naar DRP te versturen voor automatische publicatie. 3PAS is alleen beschikbaar in DROP en OPA.
Bij gerechtelijke aankondigingen en uitschrijvingen uit de Basisregistratie Personen (BRP) worden persoonsgegevens verwerkt. Publicaties van dit type worden na verloop van tijd automatisch geanonimiseerd, zodat deze niet via zoekmachines te vinden zijn. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in DROP en OPA.
Naast de besluittekst kunnen er één of meerdere losse documenten als externe bijlagen mee gepubliceerd worden. De externe bijlagen zijn dan naast de gepubliceerde tekst zichtbaar. In tegenstelling tot de besluittekst worden externe bijlagen niet notarieel aangetoond.
De Omgevingswet biedt een mogelijkheid voor decentrale overheden die nog niet in staat zijn om via het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) een omgevingsplan aan te passen in de vorm van de buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA). Wanneer er sprake is van een BOPA kan de kennisgeving via DROP gepubliceerd worden samen met een geometrische bijlage (GML) waarin de contour van de gebiedsmarkering is gecodeerd. DRP publiceert de kennisgeving in het elektronische publicatieblad en stuurt de informatie uit de GML door naar het DSO zodat de vergunning ook zichtbaar is op Regels op de Kaart.
Besluiten van algemene strekking moeten geconsolideerd worden. Dit betekent dat wijzigingen uit een wijzigingsbesluit in de lopende tekst verwerkt moeten worden. In sommige gevallen is het nodig om tekst te consolideren zonder bekendmaking, omdat de bekendmaking in het verleden al heeft plaatsgevonden. De mogelijkheid om te consolideren is alleen beschikbaar in DROP.
Gebruikers loggen in met een persoonlijk account, gekoppeld aan één of meerdere organisaties. Ze hebben daarbij één of meerdere rollen die bepalen welke acties ze binnen de applicatie kunnen uitvoeren: Invoerder, Controleur of Publicist. In DROP zijn de rollen voor Controleur en Publicist gecombineerd.
In het kader van de Dienstenwet zijn decentrale overheden verplicht om nieuwe en gewijzigde regelgeving die impact heeft op dienstverleners te melden of notificeren bij het ministerie van Economische Zaken. Meldingen en notificaties zijn alleen beschikbaar in MND.
Officiële bekendmakingen die via DRP gepubliceerd worden, worden notarieel aangetoond. Dit betekent dat er dagelijks een lijst wordt bijgehouden door een notaris met alle bekendmakingen die op die dag op www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd zijn. Indien er ooit onduidelijkheid bestaat of een bekendmaking op een bepaalde datum gepubliceerd is, dan kan de notaris als onafhankelijke partij duidelijkheid verschaffen.
Voor veel gebruikte documenttypes zijn sjablonen beschikbaar met standaardteksten. Het staat organisaties vrij om van deze sjablonen gebruik te maken of eigen tekst in te voeren.
Voor bepaalde (voorgenomen) besluiten is wettelijk voorgeschreven dat deze ter inzage worden gelegd. De Wet elektronische publicaties schrijft voor dat dat zowel op elektronische wijze als op een door het bestuursorgaan aan te wijzen locatie plaatsvindt. De digitale-terinzageleggingfunctionaliteit in DRP stelt organisaties in staat om onderliggende stukken te uploaden en indien gewenst automatisch te laten verwijderen bij afloop van de reactietermijn. Ook is het mogelijk om de onderliggende stukken elders beschikbaar te stellen en een URL naar de locatie bij de kennisgeving in DRP te plaatsen. De mogelijkheid tot digitale terinzagelegging is alleen beschikbaar in DROP en VB.
Om er zeker van te zijn dat een publicatie in het elektronisch publicatieblad of consolidatie eruit ziet zoals beoogd door de gebruiker, kan er een voorbeeld gegenereerd worden, nog voordat het besluit definitief ter publicatie is vrijgegeven.
In DRP wordt het onderhanden werk bijgehouden in een werkvoorraad. Op deze manier kunnen gebruikers zien dat er nog werk afgemaakt moet worden. Er is een persoonlijke werkvoorraad met alle documenten die nog niet gepubliceerd zijn waarvan de inlogde gebruiker de laatste aanpassing heeft gemaakt. En er is een groepswerkvoorraad met alle documenten die zijn toegewezen aan een groep van gebruikers met dezelfde rol. Wanneer een gebruiker een document aanpast, verschijnt deze automatisch in de eigen werkvoorraad. Wanneer een document is gepubliceerd of verwijderd, verdwijnt deze uit de werkvoorraad.
De wizard neemt gebruikers stapsgewijs mee in het proces om documenten aan te maken, te controleren en te publiceren. De gebruiker krijgt bij elke stap concrete opties, zodat het duidelijk is wat er moet gebeuren om het proces succesvol te doorlopen. De keuzes die in elke stap gemaakt worden hebben invloed op de volgende stap, zodat gebruikers niet geconfronteerd worden met overbodige informatie. De wizard is alleen beschikbaar in DROP.
Met Word-import kan een gebruiker de tekst uit een Microsoft Word-document inlezen in DRP. Dit werkt door middel van een specifiek sjabloon dat door KOOP beschikbaar wordt gesteld. Met Word import wordt het gemakkelijker gemaakt om (lange) teksten in DRP in te voeren.
