Veelgestelde vragen over de Woo-index

De inlogpagina voor redacteuren is Inlogscherm (overheid.nl).

Indien uw bestuursorgaan op dit moment al informatie op weblocaties publiceert in een categorie die in de Woo  wordt beschreven, dan kunt u die informatie ook via de Woo-index vindbaar maken. Het invoeren hiervan verloopt via de redactie-omgeving van het Register van Overheidsorganisaties (ROO). In deze omgevingregistreert u de URL’s van de weblocaties waar uw documenten vindbaar zijn. U geeft daarbij aan om welke informatiecategorie het gaat. U kunt zelf besluiten waar u uw informatie op internet aanbiedt. Met behulp van de Woo-index registreert u deze weblocatie(s) centraal, hierdoor wordt de informatie van alle bestuursorganen op één plek vindbaar en straks doorzoekbaar voor de eindgebruiker. 

Uw ROO-redacteur of een speciaal aangewezen Woo-redacteur is verantwoordelijk voor het registreren van de URL’s in het ROO ten behoeve van de Woo-index. Hieronder is het invoerproces schematisch weergegeven:
 

Werkt u voor een gemeente, dan is er geen sprake van een ROO-redacteur. De informatie over gemeenten is afkomstig uit de
Databank VNG Ledengegevens. Werkt u voor een zbo, dan wordt de informatie in het ROO beheerd door een select team bij minBZK. Het invoeren en het beheer van de informatie in de Woo-index valt buiten de scope van de VNG en het team van minBZK. Voor gemeenten en zbo’s kunt u daarom gelijk bespreken wie het Woo-redacteurschap voor haar/zijn rekening gaat nemen. In alle andere gevallen: indien u niet weet wie de ROO-redacteur in uw organisatie is, dan kunt u de naam van de ROO-redacteur opvragen via de KOOP Servicedesk.

Het is van belang dat u binnen uw organisatie bepaalt wie de Woo-index gaat invullen en bijhouden. Afhankelijk van het type van uw organisatie kunt u op de onderstaande manieren toegang krijgen tot de Woo-index:

• Indien gemeente of ZBO* dan kunt u gelijk een account aanvragen voor een Woo-redacteur via deze weblink: Aanvraagformulier Woo-redacteur;
• Indien geen gemeente of ZBO en uw organisatie is wel opgenomen in het ROO, dan moet u bepalen of de bestaande ROO-redacteur de Woo-gegevens en URL’s gaat invullen in de verwijsindex of dat u hier iemand apart voor aanwijst. Diegene kan dan een account aanvragen voor Woo-redacteur via de volgende weblink: Aanvraagformulier Woo-redacteur;
• Indien uw organisatie nog niet is opgenomen in het ROO, zorg dan dat uw organisatie wordt geregistreerd in het ROO. Bepaal vervolgens of uw ROO-redacteur ook de Woo-gegevens gaat beheren of dat u hier een aparte Woo-redacteur account voor aanvraagt.

* In plaats van een ROO-redacteur worden de organisatiegegevens van gemeenten aangeleverd door de VNG aan het ROO. Voor ZBO’s worden deze aangeleverd door BZK. Let op: De Woo-gegevens moeten wel door alle bestuursorganen, dus ook gemeenten en ZBO’s, zelf ingevuld worden.

Ja, het Roo-redacteurenaccount biedt de mogelijkheid om zowel ROO-informatie als Woo-informatie in te voeren. Het Woo-redacteurenaccount beperkt zich alleen tot het invoeren van de Woo-informatie.

Tevens is het voor organisaties met een eigen ROO-redacteur mogelijk om daarbij óók een Woo-redacteur account aan te vragen.

Een Woo-redacteurenaccount voor de Woo-index aanvragen kan via dit webformulier.

Ja, dit is mogelijk. Per redacteur dient u een aparte aanvraag in te dienen.

De handleiding Register Overheidsorganisaties voor Woo-redacteuren kunt u hier raadplegen.

De ingevulde gegevens in de Woo-index zijn niet te raadplegen via de ROO-webpagina. De publieke webpagina van de Woo-index is bereikbaar via: https://organisaties.overheid.nl/woo. Hier kunt u de door u ingevulde gegevens raadplegen. 

Ja. U kunt bijvoorbeeld in plaats van een persoonsnaam ook de naam van een loket, afdelingsnaam of een e-mailadres van een gemeenschappelijke mailbox invoeren.

De URL die wordt opgevoerd van een informatiecategorie dient te verwijzen naar een weblocatie waar de documenten van de betreffende categorie worden gepubliceerd als documentverzameling.
U voert hier geen URL’s in die direct verwijzen naar individuele documenten.

KOOP haalt voor gemeentes gegevens uit een databank van de VNG. Als er iets niet juist in de ROO staat dan moet dat in de bron (databank VNG) worden gewijzigd. Dit kan via deze pagina: Databank VNG Ledengegevens | VNG.

Indien u op dit moment nog geen informatie in de Woo-categorieën op een weblocatie publiceert, dan adviseren wij u om hier mee aan de slag te gaan.. De Woo-index kan immers alleen verwijzen naar op een weblocatie gepubliceerde informatie.

Meer informatie over de definities en hulpmiddelen omtrent de informatiecategorieën is te vinden op open-overheid.nl.

Het doel van de aanvullende zoekfunctionaliteit is om de geregistreerde decentrale documentverzamelingen (waar bestuursorganen naar verwijzen in de Woo-index) doorzoekbaar te maken voor de eindgebruiker en rechtstreeks te verwijzen naar afzonderlijke documenten. En dit vanaf een centrale plek.

Opname van documenten en metadata in de zoekfunctie gaat door middel van een harvester, de Woo-harvester.

Een handleiding over de technische werking van de Woo-harvester is te vinden op standaarden.overheid.nl. Let op: dit is een handleiding die nog in ontwikkeling is. Momenteel zijn we deze handleiding in de praktijk aan het toetsen door middel van een referentietraject. De uitkomsten hiervan worden onder andere gebruikt voor de doorontwikkeling en verbetering van de Woo-harvester.