Woo-index nieuwsbrief 12
Welkom bij de nieuwsbrief over de Woo‐index. In deze nieuwsbrief informeren wij u over de volgende onderwerpen:
Video: Actief openbaar maken, wat moet je daarvoor doen?
Eén centrale plek waar informatie van alle bestuursorganen vindbaar en doorzoekbaar is. Dat is een van de doelstellingen van de Wet open overheid (Woo). De Woo-index moet daarvoor zorgen. Bestuursorganen kunnen sinds juni vorig jaar starten met het vullen van de Woo-index en verwijzen naar openbaar gemaakte documenten.
Hoe actief openbaar maken werkt, leggen we uit in deze video.
Nieuwe stap voor de aanvullende zoekfunctionaliteit van de Woo-index
Er is een nieuwe stap gezet in de ontwikkeling van de Woo-index, de centrale vindplaats voor overheidsdocumenten in het kader van de Wet open overheid. De zoekfunctie op documentniveau werkt technisch. Dat is één van de conclusies uit het referentietraject van KOOP, het Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties van (onderdeel van Logius, de beheerder van generieke ICT-voorzieningen namens de overheid. Dat traject is tussen september 2023 en februari 2024 in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uitgevoerd.
Om erachter te komen in hoeverre de technische specificaties voor de verschillende bestuursorganen werkbaar zijn en of het in de praktijk ook in de hele keten werkt, is vorig jaar september dit referentietraject gestart. Deelnemers waren: het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport Rijkswaterstaat, de politie en de Politieacademie, de provincies Zeeland en Overijssel, gemeenten Wassenaar, Almere en Albrandswaard.
Met een beperkt aantal partijen is aangetoond dat de gebouwde zoekfunctie technisch werkt. Over daadwerkelijke landelijke uitrol moet nog besluitvorming over de ontwikkelde technische standaarden plaatsvinden. Dat betekent niet dat bestuursorganen daarop hoeven te wachten. De stuurgroep adviseert hen de ontwikkelde publicatiestandaard te volgen, dan voldoet men aan de Woo zodra deze in werking treedt.
Uit het referentietraject bleek ook dat de technische inspanning voor de bestuursorganen beperkt was. Daarnaast heeft het veel bijvangst opgeleverd, zoals verbetersuggesties voor de vindbaarheid. Ook is er met Rijkswaterstaat gekeken naar de technische prestaties van de zoekfunctie op documentniveau. Om hiermee ervaring op te doen zijn ruim 100.000 documenten van Rijkswaterstaat doorzoekbaar gemaakt op de publiekelijk toegankelijke omgeving. Deze zijn voor een ieder nu ook te vinden via https://open.overheid.nl. Deze extra stap in het referentietraject brengt de gecontroleerde uitrol bij alle bestuursorganen een stap dichterbij.
KOOP kijkt terug op een prettig en leerzaam traject, waarbij kennisdeling en praktijkgerichte implementatie het speerpunt waren en danken daar alle deelnemers voor. De vervolgstap die KOOP heeft gemaakt in samenwerking met Rijkswaterstaat is een mooie stap voorwaarts.
Vervolg referentietraject Woo-harvester
In samenwerking met de VNG is KOOP eind maart een vervolg van het referentietraject gestart met nieuwe deelnemers. De deelnemers (hieronder genoemd) bestaan uit gemeenten, regionale samenwerkingsorganen, een waterschap en een provincie. Het doel van dit vervolgtraject is onder andere om de representativiteit van de conclusies uit het eerste referentietraject te verifiëren.
Deelnemende bestuursorganen: provincie Gelderland, Waterschap Zuiderzeeland, Gemeente Eindhoven, Gemeente Beekdaelen, Gemeente Stein, Gemeente Epe, Werkorganisatie BUCH, Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied.
Zesde informele consultatieronde voor de Woo-informatiecategorieën is gestart
Tot en met 20 mei kun je deelnemen aan de zesde informele consultatieronde over concept-werkdefinities en beleidscasussen voor de informatiecategorieën uit de Wet open overheid (Woo). Informatie die valt onder deze categorieën moet op termijn verplicht actief openbaar worden gemaakt. Goed uitgewerkte definities zijn daarom belangrijk!
Nieuw in deze ronde is, dat we input vragen op een drietal beleidscasussen, die meerdere categorieën raken, rond uitzonderingsgronden, documenten die niet openbaar kunnen worden en documenten die zijn vernietigd of overgebracht. Hoe willen we hier in de toekomst mee omgaan, richting de eindgebruiker? Denk hierover mee op het KIA platform.
Conceptwerkdefinitie Beschikkingen
Naast de drie beleidscasussen ligt ook de werkdefinitie van de informatiecategorie Beschikkingen voor ter informele consultatie. Het gaat bij deze werkdefinitie om het openbaar maken van beschikkingen als volledig document of in de vorm van een overzicht. Ook de beschikkingen die uitgezonderd zijn van openbaarmaking worden nader toegelicht.
Graag toetsen we deze concept-werkdefinitie alvast in de praktijk. Wat werkt wel en wat niet voor jou organisatie? Wat is al duidelijk en wat moet nog verder worden uitgewerkt?
Geef je feedback op het KIA-platform.
Nieuwe werkdefinities informatiecategorieën Woo vastgesteld
Op 27 maart heeft de Stuurgroep PLOOI de werkdefinities vastgesteld van vier informatiecategorieën die onder de Wet open overheid (Woo) op termijn verplicht openbaar gemaakt moeten worden. Nu deze werkdefinities zijn vastgesteld, komt deze verplichting weer een stap dichterbij.
Het gaat om de werkdefinities van de volgende vier informatiecategorieën:
- Jaarplannen en jaarverslagen
- Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken
- Adviezen
- Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag
In de Woo staan 17 informatiecategorieën die bestuursorganen openbaar moeten maken. Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd ingevoerd. De werkdefinitie omvat een concrete, praktijkgerichte definitie die duidelijk maakt wat er tenminste openbaar gemaakt moet worden, door alle bestuursorganen die onder de Woo vallen en over de betreffende categorie beschikken.
Inmiddels zijn voor 12 van de 17 informatiecategorieën werkdefinities beschikbaar. Drie categorieën zijn al openbaar. De laatste twee werkdefinities volgen naar verwachting medio 2024.
Oproep aan bestuursorganen
Gebruik de bovenstaande werkdefinities wanneer je deze informatiecategorieën vanuit jouw organisatie actief openbaar maakt. Mocht het gebruik van deze werkdefinities tot vragen leiden, stel deze dan tijdens een van de inloopspreekuren. Het eerstvolgende inloopspreekuren staat gepland op dinsdag 14 mei.
Hulpmiddelen
Voor de recentelijk vastgestelde categorieën zijn ook hulpmiddelen beschikbaar:
- Jaarplannen en jaarverslagen
- Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken
Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag en Adviezen (gecombineerd)
Woo-index in cijfers
De Woo-index wordt inmiddels volop gevuld door de diverse bestuursorganen met verwijzingen. Hieronder een beknopt inzicht in welke bestuursorganen het meest actief zijn in de Woo-index en bij welke informatiecategorieen nu de meeste verwijzingen zijn ingevuld.
Inmiddels hebben 290 afzonderlijke bestuursorganen verwijzingen in de Woo-index ingevuld. Dit zijn tot nu toe in totaal 1166 verwijzingen. Deze verwijzingen komen van:
| Type bestuursorgaan | Aantal |
|---|---|
| Gemeenten | 564 |
| RSO's | 283 |
| ZBO's | 111 |
| Provincies | 73 |
| Waterschappen | 62 |
| Ministeries | 21 |
| Agentschappen | 13 |
| Hoog College van Staat | 9 |
| Inspecties | 7 |
| Overig | 23 |
Onderstaande type bestuursorganen hebben enkel toegang tot de Woo-index middels een Woo-redacteur. Hieronder een overzicht hoeveel Woo-redacteuren er per type bestuursorgaan zijn aangevraagd.
- Van 344 gemeenten hebben inmiddels 202 een Woo-redacteuren account.
- Van 87 Zelfstandige Bestuursorganen hebben inmiddels 47 een Woo-redacteuren account.
- Van 357 Regionale Samenwerkingsorganen hebben inmiddels 58 een Woo-redacteuren account.
De bestuursorganen die nog geen ROO/Woo-account hebben roepen we vooral op om er een aan te vragen via dit aanvraagformulier.
Informatiebijeenkomsten
KOOP organiseert periodiek online informatiebijeenkomsten over de Woo-index. Voor redacteuren die de Woo-index invullen en voor Woo betrokkenen en IT-leveranciers. Binnenkort staan er weer een aantal op de agenda:
- 14 mei 15.30 - 16.30 uur, Inloopspreekuur 'Ervaring opdoen actieve openbaarmaking' inschrijven via → Inloopspreekuur 'Ervaring opdoen actieve openbaarmaking' | Activiteit | Open Overheid (open-overheid.nl)
- 27 mei 13.00 - 14.30 uur, informatiebijeenkomst Woo-index
Wilt u meer te weten komen over de Woo-index? Dan is deze online informatieve sessie perfect voor u. Tijdens de bijeenkomst geeft KOOP een toelichting op de stand van zaken van de Woo-index.
Aanmelden kan hier. - 30 mei 10.30 - 12.00 uur, KOOP IT-leveranciers sessie tijdens deze online bijeenkomst geeft KOOP een toelichting op de stand van zaken en de werking van de Woo-index.
Aanmelden kan hier. - 28 mei 11.30 - 12.15 uur, Roadshow officiële Publicaties, de 17 informatiecategorieën in de Wet open overheid: wat moet je weten? Kijk hier voor het programma van deze Roadshow en om aan te melden voor een sessie.
Ale bijeenkomsten rond de Woo-index van KOOP staan ook opgenomen op de KOOP website.
Het programma Open Overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken organiseert ook geregeld bijeenkomsten, de agenda is hier te vinden.